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Direction générale des services

La Direction générale des services

Placé sous l’autorité du directeur de l’ENS, le directeur général des services pilote la mission de direction, d’organisation, de fonctionnement et de coordination de l’action de l’ensemble des services administratifs, financiers et techniques de l’établissement.
Il coordonne les huit services suivants : le Centre de ressources informatiques, le Service des admissions et des études, le Service financier et comptable, le Service de la logistique, le Service Patrimoine, le Service prévention et sécurité, le Service des ressources humaines et le Service des la restauration.
Le pôle santé et le Service des activités sportives
sont également rattachés à la Direction générale des services.

La Direction générale des services poursuit également une mission générale de soutien et de support à la formation et à la recherche qui se décline à travers le pilotage de la démarche qualité et le pilotage des affaires juridiques.
La chargée de mission qualité conduit la démarche qualité initiée au sein de la DGS. Cette démarche poursuit deux objectifs : améliorer de façon continue les services de l’École et répondre à l’attente de l’ensemble de ses usagers.
Le pôle des affaires juridiques (PAJ) coordonne les activités juridiques de l’ENS : conseil juridique, gestion de contentieux, rédaction de conventions, organisation des instances et des élections, coordination des affaires immobilières.

La DGS comprend 190 personnels au sein de ses différents services et pôles.

Contact : direction.generale.services@ens.fr 

Direction générale des services, 45 rue d’Ulm 75005 Paris
Tél. : 01.44.32.31.99 ou 01.44.32.38.54

Organigramme fonctionnel de la Direction générale des services- Janvier 2017

Centre des ressources informatiques (CRI)
Médecine de prévention
Service financier et agence comptable
Service logistique
Service patrimoine
Service prévention et sécurité
Service des ressources humaines
Service de restauration Ulm

 

Le service des admissions et des études assure le recrutement, l’inscription et l’accompagnement administratif des élèves, étudiants et doctorants de l’ENS. Il organise et veille au bon déroulement de :

  • 7 types de concours (certains en banques d’épreuves, en partenariat avec 51 grandes écoles), impliquant environ 5500 candidats et 250 membres des jurys, pour 194 postes de fonctionnaires stagiaires.
  • Une sélection internationale en sciences et en lettres, impliquant environ 300 candidats et 45 membres des jurys, pour 30 bourses
  • Un recrutement de normaliens étudiants impliquant environ 900 candidats et 20 membres des jurys, pour 120 places.

Il est en charge de la gestion administrative des études de 900 élèves fonctionnaires durant leurs quatre années de scolarité, de 420 étudiants préparant le diplôme de l’ENS, de 100 étudiants étrangers bénéficiant d’une bourse d’études et de 410 doctorants inscrits à l’ENS.
Contact : sae@ens.fr / 01.44.32.31.08

Le centre de ressources informatiques assure la mise en œuvre de la politique définie par la Direction des systèmes d’information de l’établissement. Il est prestataire de services informatiques auprès des services centraux et des départements littéraires.

Le C.R.I. intervient autour de 5 axes de service :

  • Assistance technique exploitation
  • Application et développements
  • Réseau et téléphonie
  • Systèmes et sécurité
  • Internet – Intranet

Les missions du centre de ressources informatiques sont de garantir :

  • le fonctionnement technique et l’évolution du système d’information de l’établissement
  • la veille technologique
  • l’assistance aux usagers
  • l’évolution du système d’information et l’intégration de nouveaux services
  • la conception, le développement et le déploiement de logiciels
  • le maintien de l’infrastructure réseaux et serveurs, au cœur du système d’information
  • la gestion du parc informatique des services centraux et des départements littéraires
  • la mise à disposition de services et d’applications (notamment l’Environnement numérique de travail) dédiés aux usagers (étudiants, enseignants-chercheurs, administratifs).

Le CRI en quelques chiffres :

  • Nombre de serveurs gérés par le CRI : 62
  • Plus de 1 600 boîtes mails ouvertes
  • Nombre de matériels actifs : 120 commutateurs, 165 bornes wifi
  • Gestion de 450 postes de travail
  • Gestion de 2 252 lignes fixes : 464 téléphones IP, 684 analogiques, 1 104 numériques
  • Gestion de 73 lignes mobiles réservées aux astreintes de sécurité

Contact : cri@ens.fr / 01.44.32.28.30

L’équipe de la médecine de prévention exerce une mission de prévention, en procurant des conseils, du soutien, un accompagnement ou une orientation vers les structures médicales appropriées. Le médecin de prévention assure le suivi de la médecine du travail auprès du personnel, du mardi au vendredi. Deux infirmières assurent une permanence de conseils et de soins du lundi au vendredi s’agissant de la médecine de prévention ainsi que de la médecine préventive (étudiants).
Contact : medecin@ens.fr / 01.44.32.36.46


Le service financier et l’agence comptable
sont constitués d’une vingtaine de personnes.

Les services financiers sont actuellement composés de quatre pôles :
·  le pôle dépense liquide et mandate les factures dans le respect de la réglementation en vigueur (respect des délais). Il est l’interlocuteur de l’ensemble des gestionnaires de l’école ;
·  le pôle budget et contrôle de gestion élabore principalement le budget et les budgets rectificatifs au cours de l’année ;
·  le pôle recettes ;
·  le pôle contrats et partenariats (PCP) est chargé de la gestion financière et administrative des contrats de recherche gérés par l’ENS et ainsi que du montage et de la soumission de projets auprès des différents bailleurs. Les contrats gérés sont européens et industriels ainsi que toutes subventions.

L’agence comptable est un pôle autonome, dirigé par l’Agent comptable. Depuis le passage aux responsabilités et compétences élargies (RCE), il est le comptable assignataire de l’ENS, ce qui signifie qu’il paye toutes les personnes rémunérées par l’Ecole.
Contact : finance@ens.fr / 01.44.32.29.00


Le service logistique a pour mission d’organiser la vie des campus. Il fonctionne sur tous les sites et est en charge de :
·  l’accueil
·  le courrier
·  les cartes multifonctions
·  la réservation des salles
·  l’organisation de l’évènementiel (plus de 4500 conférences/an)
·  l’entretien des locaux et des espaces verts (110.000 m² de locaux)
·  l’hébergement (678 chambres)
Contact : logistique@ens.fr / 01.44.32.31.16

Le service patrimoine est en charge des quatre sites sur lesquels se déploie l’Ecole (environ 110 000 m² de surface de bâtiments) :
·  Montagne Sainte-Geneviève
·  Le campus de Jourdan
·  Le site de Montrouge en gestion partagée avec L’Université Paris V
·  Foljuif
L’ensemble du parc est propriété de l’Etat, à l’exception du site de Foljuif, un domaine de 76 ha situé en bordure de la forêt de Fontainebleau, qui est un bien propre de l’Ecole.
Ce parc immobilier est très hétérogène : il comprend, entre autres sur le secteur Ulm, le bâtiment historique du 45 rue d’Ulm, datant du milieu du XIXème s., les bâtiments situés entre la rue Lhomond et la rue Erasme, datant des années 30, le bâtiment du 46 rue d’Ulm (années 70), jusqu’au dernier né, le Nouvel Immeuble Rataud (NIR), construit en 2006. La nature des locaux est également très différente (enseignement, recherche, restauration, bibliothèque, internat…).
Les missions du service patrimoine concernent à la fois les grands projets structurants, les interventions de mise aux normes des bâtiments, ainsi que la maintenance générale du parc immobilier.
Le service doit répondre aux besoins de locaux neufs, aux exigences de conservation en bon état de fonctionnement et de sécurité de l’existant, aux besoins d’adaptation et de développement des différentes infrastructures immobilières.
Contact : travaux@ens.fr / 01.44.32.34.63

Le service prévention et sécurité, composé de 10 personnes, se décline en deux pôles.
Le pôle prévention des risques professionnels assiste et conseille la direction de l’ENS pour la définition et à la mise en œuvre des actions de prévention des risques dans les domaines de la sécurité et de la santé des personnels et des usagers, ainsi que dans le domaine de la protection des biens et de l’environnement. Pour l’ensemble des personnes fréquentant les 110 000 m² de l’ENS, il assure les missions suivantes :
·  Étude et analyse : évaluation des risques, programme annuel de prévention (80 actions) et plan annuel de formation (16 thèmes) ;
·  Mission fonctionnelle et de conseil : visites de prévention (une dizaine par an), enquêtes après accidents (une vingtaine par an) ;
·  Mission opérationnelle : mise en œuvre programme de prévention et plan de formation ;
·  Liaison interne/externe : médecine de prévention, une soixantaine d’assistants de prévention, acteurs de la prévention des autres employeurs CNRS, INSERM, etc. commissions de sécurité ;
·  Secrétariat administratif du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail.
Le pôle Sécurité incendie et assistance aux personnes a pour missions :
·  De connaître et de faire appliquer les consignes en cas d’incendie, notamment pour ce qui concerne les dispositions mises en œuvre pour l’évacuation des personnes en situation de handicap ;
·  De prendre éventuellement, sous l’autorité de la direction, les premières mesures de sécurité et d’assurer l’assistance aux personnes (environ 150 interventions par an sur le site de la Montagne Sainte Geneviève) ;
·  D’organiser et d’animer des sessions de formations ;
·  De veiller au bon fonctionnement du matériel et des équipements de protection contre l’incendie, d’en effectuer ou de faire effectuer les essais et l’entretien (extincteurs, dispositif de fermeture des portes, de désenfumage, d’éclairage de sécurité, etc.) ;
·  D’organiser l’enlèvement et le traitement de déchets spéciaux, par exemple des Déchets d’Équipements Électriques et Électroniques (pour environ 5000 cartes actives) ;
Contact : securite@ens.fr / 01.44.32.31.16 (loge 45, rue d’Ulm)

Le service des ressources humaines, composé de 20 personnes, est rattaché à la Direction générale des services. Il propose une politique des ressources humaines et en assure la mise en œuvre au sein de l’Ecole. Sa mission se décline en plusieurs axes stratégiques :
·  il pilote la masse salariale et le plafond d’emploi en regard des objectifs fixés par la politique d’établissement ;
·  il accompagne les unités de l’Ecole dans leur organisation, et les collectifs de travail dans le cadre d’une politique de gestion prévisionnelle des compétences ;
·  il assure la gestion individualisée des personnels (du recrutement au départ), de la paie et du suivi des parcours professionnels ;
·  il est chargé du pilotage de toutes les campagnes de recrutement, de promotion et de mobilité des personnels enseignants, enseignant-chercheurs, BIATSS ;
·  il veille au bon fonctionnement des instances et du dialogue avec les partenaires sociaux.
Contact : ressources-humaines@ens.fr
 

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